Idealnya didalam suatu kegiatan touring atau perjalanan convoy haruslah ada komponen sebagai berikut :
- leader; yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan dan perjalanan dan sebagai decision maker yang utama. Posisi dalam convoy adalah paling depan.
- sweeper; yang bertanggung jawab atas keutuhan convoy, hubungannya bila ada peserta yang tertinggal, mogok, ataupun kecelakaan, mempunyai tugas sebagai decision maker kedua, atau yang mem-back up leader. Posisi dalam convoy adalah paling terakhir (belakang)
- kendaraan mekanik; berisikan personel mekanik lengkap dengan kebutuhan alat darurat jika terjadi kerusakan kendaraan peserta, missal : spare parts, kunci-kunci set, dongkrak, dsb. Jumlah kendaraan mekanik serta personilnya tergantung dari jumlah peserta. Posisi di tengah-tengah convoy.
- kendaraan medik; berisikan personel yang mengerti dan minimal paham pada tindakan P3K lengkap dengan kebutuhan alat darurat untuk P3K. Jumlah kendaraan ini juga tergantung pada jumlah peserta. Posisi di tengah-tengah convoy.
- kendaraan back up komunikasi; merupakan kendaraan yang dilengkapi oleh perlengkapan radio komunikasi paling baik diantara panitia dan peserta, contoh; memiliki jangkauan daya pancar dan penerimaan yang cukup jauh. Jumlah kendaraan ini juga tergantung pada jumlah peserta. Posisi di tengah-tengah convoy.
- kendaraan khusus media jika diperlukan; yang dapat bebas keluar masuk dari barisan convoy.
- kendaraan-kendaraan peserta.
Ketentuan scrutineering
Pada setiap kegiatan, kami akan membuat daftar ketentuan kelengkapan kendaraan yang harus dipenuhi oleh setiap peserta tanpa terkecuali. Hal ini akan menjadi sangat penting mengingat rute dan jarak tempuh yang akan dilalui. Adapun kelengkapan yang akan di-scrut adalah sbb :
- Sektor mesin
- Sektor bodi
- Sektor chasiss
- Recovery kit & P3k
- Ban & velg
- Spare parts
- Kelengkapan surat2 kendaraan dan SIM, dll
Keuangan
Tidak tertutup kemungkinan terdapat tempat-tempat yang rawan akan pencuri dan maling. Untuk itu disarankan untuk tidak membawa uang dalam jumlah sangat besar ; kartu atm dan debet lebih baik. Dan apabila terpaksa membawa dalam jumlah besar, sebaiknya disimpan dalam tempat yang aman, tidak mencolok, serta cukup bijaksana jika disimpan dipecah di beberapa tempat (tidak hanya dalam satu tas atau dompet).
Kesehatan
Mengingat terkadang kegiatan touring mengambil jarak tempuh yang panjang, maka dianjurkan untuk menjaga kesehatan dan kondisi tubuh. Flu burung, malaria dan demam berdarah adalah hal yang serius di beberapa daerah, jaga kondisi anda dan rekan satu kendaraan anda.
Radio Komunikasi
Setiap kendaraan diwajibkan untuk memasang radio komunikasi, baik itu RIG maupun HT. Hal ini sangat diperlukan dalam berkomunikasi antara panitia kepada peserta, dan antar peserta sendiri. Untuk itu perlu diingat ketentuan2 dalam pemakaiannya :
- Frekwensi resmi yang dipakai
- usahakan di lock pada frekwensi ini
- tempatkan rig di tempat yang tidak mencolok
- jaga dan bila memungkinkan buat tempat gantungan untuk mic anda ; sering terjadi PTT/Push To Talk (mic terpencet dengan tidak sengaja, hingga tanpa disadari mem-block jalur frekwensi tersebut)
- Kemampuan HT sangat terbatas! Terutama pada jalur jalan yang berbukit2
- antena rig haruslah tegak lurus, untuk memaximalkan pemancar dan penerimaan
- bila ingin berbicara lama dalam radio, selalu berikan jeda setiap sekian detik untuk mengantisipasi jika ada hal penting yang ingin disampaikan oleh peserta lain
- identifikasi diri anda sebelum memulai pembicaraan untuk menghindari salah sangka
- perlakukan santun bila terjadi persilangan jalur frekwensi oleh orang luar
